Esta es una de las preguntas que nuestros clientes nos realizan con más frecuencia, y es que a pesar de que una rectificativa es la forma más correcta de hacer las cosas, hay casos en los que utilizar una factura de abono simplifica mucho las cosas.
¿Necesitas emitir facturas y facturas rectificativas? Con nuestro software de gestión puedes hacerlo fácil y rápidamente. Te recomendamos que eches un ojo a nuestros programas de facturación.
Antes de nada, vamos a ponernos en situación y decir qué es cada cosa.
Factura rectificativa
Una factura rectificativa, como su propio nombre indica, sirve para rectificar o corregir datos erróneos en una factura ordinaria. Una factura puede ser rectificada por varios motivos: error en los datos del proveedor o cliente, en el número de serie o en algún concepto, como puede ser una cantidad errónea, un precio equivocado o cualquier otra cosa.
Las facturas rectificativas tienen que tener su propia serie independiente de las facturas ordinarias. Además, para que una rectificativa sea válida, debe indicar la factura a la que rectifica y el motivo. De esta forma, la factura original queda anulada por completo, aunque hay que entregar ambas en la declaración de IVA.
Factura de abono
Anteriormente al año 2013 no existían las facturas rectificativas, por lo que siempre que había un error en una factura, simplemente se emitía otra factura al cliente con los importes negativos necesarios para ajustar el error.
Desde el año 2013, Hacienda entiende que las facturas de abono son un tipo de facturas rectificativas. Las facturas de abono entonces son facturas rectificativas con importe negativo, mientras que puede haber rectificativas con importe positivo.
Entonces, ¿cuándo hacer un abono y cuando rectificar una factura?
En la mayoría de casos es mucho más cómodo hacer una factura de abono que una rectificativa a pesar de que pueden utilizarse ambas, como por ejemplo cuando el cliente devuelve una mercancía o servicio pero los datos de la factura original están bien. Entonces lo más cómodo es emitir una de abono, la cual tiene que estar también en una serie diferente a las originales, con el importe negativo a ajustar.
Hay casos en los que es obligatorio usar facturas de abono, por ejemplo cuando hacemos rappels de ventas a los clientes. Un rappel sobre ventas es cuando se hace un descuento a un cliente por volumen de pedido. Este rappel puede aplicarse al final de un mes, trimestre, año, o cuando se quiera, por lo que no tiene que ir asociado a una factura en particular. Entonces se debe emitir un abono al cliente con el importe negativo correspondiente que se le va a devolver.
Y hay casos en los que es obligatorio emitir una rectificativa, por ejemplo cuando ya enviamos al cliente una factura y los datos de proveedor, cliente o factura son incorrectos.
En Ilastec recomendamos que siempre que se pueda se emita una factura de abono, que normalmente será en los casos en los que el importe de la factura es incorrecto. Entonces lo mejor es hacer un abono con la diferencia.
Por lo tanto, una factura rectificativa solo debería hacerse cuando los datos de proveedor, cliente o de la factura son incorrectos. Por ejemplo si viene mal algún CIF o razón social, si el número de la factura es incorrecto, o la fecha de la misma.
¿Cómo genera el software de Ilastec estas facturas?
Dentro del software de facturación de Ilastec, en cada factura, existen dos procesos, uno para generar una factura rectificativa a partir de otra y otro para generar abonos de los conceptos de una factura. En apenas 2 clicks se puede generar tanto una factura rectificativa como una de abono.