Las facturas no son el único documento que hay que conservar de cara a diferentes aspectos en la empresa, pero probablemente sea el más importante, ya que a partir de las facturas se generan la mayoría de documentos contables, por eso queremos tratar en el este artículo cómo deben conservarse y por cuanto tiempo.
¿Qué documentación guardar?
Antes de nada decir que debes guardar absolutamente todas las facturas, tanto de compra como de venta, así como recibos u otros documentos de pago que contabilices como gasto en tu empresa, sin excepción alguna.
Además de esto, debes guardar también cualquier documento que influya en las cuentas de la empresa que no sean facturas, como por ejemplo documentos relacionados con inversiones de capital en la empresa o ingresos por subvenciones, por ejemplo.
Nuestra recomendación es que guardes siempre toda la documentación, por si acaso, pero especialmente importante son las facturas.
¿En qué formato deben guardarse las facturas?
No importa el formato, puede ser en papel o en formato digital, siempre y cuando se conserve el documento correctamente, sea legible y se pueda comprobar su autenticidad.
Si tienes un volumen pequeño de facturas que haces a mano sin ayuda de ningún software de facturación, lo mejor es que las conserves en papel, ya que probablemente el paso de digitalizar esta parte de tu negocio te suponga un coste alto con respecto a tu facturación.
En cambio si tienes un volumen alto de facturación o si utilizas un software de facturación, lo mejor es que las conserves en formato electrónico, ya que ahorrarás papel y tinta, y además las facturas son más fáciles de buscar dentro de un programa.
Nuestro software de gestión por ejemplo te permite filtrar entre todas tus facturas guardadas por fecha, importe, serie de facturación, cliente o proveedor… entre otras muchas cosas, e imprimir dichas facturas, sacarlas en formato PDF, por pantalla o enviarlas por e-mail.
¿Cuánto tiempo deben conservarse las facturas?
Puesto que las facturas deben conservarse por diferentes motivos y para diferentes instituciones, cada una establece un plazo. Lógicamente hay que conservarlas tanto tiempo como establezca la institución a que más plazo obligue.
- Para temas de IRPF es necesario conservar las facturas y la documentación requerida hasta un plazo de 4 años.
- Para temas de IVA también el plazo son 4 años. La institución que te puede requerir documentación para estos dos primeros puntos siempre es Hacienda.
- Según el Código de comercio, publicado en el BOE hace muchísimos años, la documentación debe ser guardada durante 6 años.
- Y por último, según el código penal, las facturas deben guardarse durante 10 años, ya que pueden ser prueba en un juicio.
Hay casos especiales, de los cuales el más importante es el de las amortizaciones. Si tienes un bien el cual está amortizado a 20 años, debes conservar las facturas asociadas al mismo durante todo ese tiempo.