¿Los e-mails que envías a tus clientes o proveedores no les llegan o lo hacen pero llegándoles a la carpeta de Spam o Correo no deseado? Hay muchas razones por las que un e-mail puede no estar llegando o que llegue a Correo no deseado o Spam, y vamos a hablar de ello en profundidad pero sin entrar en excesivos detalles técnicos.
Motivos fáciles de detectar por los que tus correos no llegan
- La dirección de entrega es incorrecta: vamos a dar por hecho que esto no está pasando y que se envían a cuentas existentes.
- Los buzones de correo de tus clientes o proveedores están llenos: sería raro que les pasara a todos, aunque alguna que otra vez pasa.
- El servicio de correo entrante de tus clientes o proveedores está inaccesible: puede pasar, pero es raro, y más raro es que les pase a todos.
- Les envías correos susceptibles de ser marcados como Spam o rechazados directamente por su contenido: vamos a dar por hecho que no es así, y que envías correos totalmente normales y necesarios.
- Tu servicio de envío de correo está temporalmente fuera de servicio: normalmente recibirías un mensaje de error si esto sucediera.
Entonces, si damos por hecho que ninguna las causas enumeradas anteriormente se está produciendo, al menos no para todos los e-mails que envías, puedes pensar que el problema es tu cuenta de correo o el programa que envía los e-mails, pero es algo un poco más complicado.
¿Por qué no están llegando los e-mails que envío realmente?
Vamos a tratar de explicarlo sin entrar en mucho detalle técnico:
Cuando envías un e-mail, lo haces desde un servidor de envío de e-mails o SMTP. Este servidor tiene asociada una dirección IP, igual que la que tienes tú asociada en tu casa. Depende del proveedor de correo que tengas, es probable que estés enviando e-mails desde un servidor compartido con mas usuarios y cuentas de correo, y esto tiene dos consecuencias:
- Los servidores de recepción de correo no pueden asegurar que el e-mail que les llega a tu nombre es realmente tuyo. ¿Sabes que puedes enviar correos a nombre de cualquier cuenta? Si no lo sabías quizá esto te sorprenda, pero puedes enviar un e-mail haciéndote pasar por quién quieras. El problema es que si envías un e-mail desde, por ejemplo, hola@microsoft.com y no lo haces desde un servidor a nombre de microsoft.com, el cliente de correo entrante de destino lo detectará y hará que ese e-mail sea sospechoso, y lo más probable es que llegue a Spam o que directamente se rechace y no llegue.
- Al estar enviando desde un servidor compartido, puede ser que alguna cuenta que envía Spam real lo haga desde la IP que tu envías, y los robots que filtran Spam suelen prohibir la recepción de e-mails de direcciones IP que se sabe que envían Spam.
Entonces, cuando envías e-mails desde un programa de gestión, o un cliente de correo que utilice el servidor de tu compañía de hosting, puedes estar sufriendo cualquiera de estos dos problemas.
¿Qué solución existe?
Para que no te suceda esto, o que te suceda en un pequeñísimo porcentaje de e-mails, es necesario que envíes los e-mails desde un servidor «bueno«, y que se autentifique tu dominio.
Este es un servicio que ofrecemos en Ilastec a nuestros clientes: al contratar este servicio todos tus e-mails se enviarán desde un servidor a nuestro nombre, por lo que el problema de la dirección IP ya no lo tendrás. Además, nosotros nos encargaremos de firmar los e-mails con el nombre de tu dominio. Para ello solo necesitamos acceder a tu cuenta donde tengas contratado el dominio para modificar unos registros en tus DNS.
El único requisito que tiene esto es que tengas un dominio propio para el envío de e-mails. Es decir, no puedes optar a este servicio si lo haces desde servicios como Gmail, Outlook, Hotmail, etc, sino que debes tener una cuenta del tipo hola@nombremiempresa.com.
¿Puedo hacer esto yo mismo?
Sí, puedes, pero necesitas de ciertos conocimientos. Tendrás que enviar tus e-mails desde un servicio que permita autentificar tus dominios, como Sendgrid o Mandrill, y ahí validar tu dominio, para lo cual tendrás que añadir unos registros en tu configuración DNS.
Después, tienes que configurar tu cliente de correo y los programas que utilices para enviar correos para que lo hagan desde ese servicio.