Los gastos asociados a dietas, desplazamientos y locomoción son un poco especiales a la hora de declararse, y Hacienda los mira con lupa. Por eso en este artículo vamos a contarte qué gastos de dietas y desplazamiento puedes desgravarte en tu empresa o negocio.
¿Qué se consideran dietas y desplazamientos dentro de un negocio?
Las dietas y desplazamientos son gastos en los que incurren empleados o administradores de un negocio para llevar a cabo una tarea que es necesaria y que implica desplazarse fuera del lugar de trabajo. Por ejemplo, una visita a un cliente que está lejos de las oficinas y el desplazamiento implica un gasto de combustible o tener que comer o pernoctar fuera.
Estos gastos en los que incurren los empleados o administradores, si lo hacen a título personal, posteriormente la empresa debe compensárselo abonando las cantidades gastadas en la nómina, estando estas cantidades exentas de tributar en el IRPF (hasta cierto límite).
Hay que aclarar que no se consideran dietas o desplazamientos cosas como estas:
- La salida del empleado a comer en su pausa para comer, aunque se desplace a algún sitio.
- El desplazamiento del empleado a su centro de trabajo desde su residencia, y viceversa.
Antes de continuar, comentar que hay que diferenciar los gastos de dietas y desplazamiento del propio autónomo y los gastos de dietas y desplazamientos de sus personas contratadas. En el caso del autónomo Hacienda es más reticente a aceptar este tipo de gastos, aunque en el caso de dietas y desplazamiento de empleados también hay que justificarlos debidamente.
Deducir gastos de dietas
Para empezar, Hacienda establece un límite de 26,67 euros diarios que puede deducirse un autónomo en gastos de dietas y manutención. En el caso de desplazamientos al extranjero, la cantidad ascendería a 48,08 euros. Y en el caso de tener que pernoctar, estas cantidades se multiplican por dos.
Para los empleados, es la empresa la que debe establecer un importe diario para las dietas, aunque Hacienda puede determinar en una inspección que las cantidades sean excesivamente altas. Por normal general, para un empleado que deba comer fuera, no es recomendable que las dietas para ese día asciendan a más de 15 euros. Si tuviera que pernoctar, ese importe puede ascender bastante, incluso hasta los 100 euros, pero siempre es recomendable ajustarlo al máximo.
Por supuesto, todos estos gastos deben estar debidamente justificados. Lo ideal es que tanto como autónomo como los empleados guarden facturas de todos los gastos en los que incurran y se vayan a imputar como dietas, y además que se paguen con tarjeta. De hecho para los autónomos este último requisito es indispensable. Si por lo que sea no se puede obtener factura, al menos es recomendable conservar el ticket o factura simplificada.
Los gastos de dietas, hasta cierto límite, no tributan para el IRPF, por eso Hacienda los mira con sumo cuidado y recelo. Es decir, el autónomo o el empleado, en su nómina, percibe los ingresos por dietas en un apartado aparte sin tener que tributar por ellos.
Deducir gastos de desplazamiento
Aquí entramos en un terreno un poco pantanoso, puesto que pueden ser gastos de diferente tipo y naturaleza.
En cuanto a gastos de desplazamiento como tal, pueden deducirse gastos como un billete de transporte público o establecer un importe por cada kilómetro recorrido en el caso de que se efectúen con un vehículo personal, ya sea del autónomo o de un empleado. Este importe en el año 2021 está fijado en 0,19 euros/km como máximo.
En el caso de empleados, la empresa les abonaría este kilometraje junto con la nómina, aunque no debe tributar por esos ingresos (hasta cierto límite, al igual que con las dietas). Posteriormente la empresa podrá desgravarse este gasto.
Sin embargo, existe otra posibilidad que es que los desplazamientos se realicen con vehículos de la empresa o del autónomo y sean exclusivos para la actividad. En este caso se pueden deducir los gastos de combustible, aunque para el IVA solo el 50% excepto para actividades específicas de transporte. Además, en este caso también puede deducirse el gasto de compra o alquiler del vehículo, seguros, mantenimientos, etc. Aunque de todos esos conceptos, nuevamente del IVA solo la mitad.
Resumen
Como autónomo ten mucho cuidado con los gastos que declaras como dietas o desplazamientos. Asegúrate de que están bien justificados con correos electrónicos que confirmen citas con clientes o proveedores, y de guardar las facturas correspondientes (o tickets), así como de pagarlos de forma telemática (tarjeta por ejemplo).
Para los gastos de tus empleados, también debes justificarlos debidamente si Hacienda te lo requiere, aunque aqui suele ser algo más transigente.
En cuanto al kilometraje, excepto empresas del sector transporte o similares, puedes deducir los gastos para el IRPF o impuesto de sociedades, pero en cuanto al IVA solo podrás deducir la mitad de los gastos de combustible, seguros de los vehículos, compra o alquiler, mantenimientos, ITV, etc.
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