Tal y como venimos anunciando desde hace ya un año, en Ilastec Software estamos trabajando en una nueva versión de todas nuestras soluciones y de cada uno de los módulos que las componen, como son el programa de gestión, el TPV y la tienda online, entre otros. Hoy os contaremos qué mejoras traerá e información sobre las fechas de lanzamiento.
Hemos querido escribir este artículo porque sois muchos los que venís preguntando desde hace meses cuándo estará disponible el nuevo programa de gestión, qué mejoras traerá, etc. En definitiva, hemos notado que hay mucha expectación por parte de nuestros clientes, así que hoy vamos a contaros (y enseñaros) algunos aspectos y mejoras de la nueva versión, en qué fecha podréis probarla y en qué fecha tenemos previsto que esté disponible para trabajar en ella con vuestros datos reales.
Este artículo es bastante extenso, por lo que recomendamos leerlo con tiempo y calma, ya que además incluye algunas partes con mucha densidad de información en pocas palabras.
¿Por qué estamos desarrollando de nuevo nuestro software de gestión?
Con el paso de los años, que ya son casi 6 desde que empezó la aventura empresarial de Ilastec, hemos ido añadiendo funcionalidades, mejoras y corrigiendo errores en la versión que actualmente está operativa de nuestro programa de gestión, TPV, tienda online y otros módulos adicionales.
Sin embargo, a medida que ha ido pasando el tiempo, y en gran medida gracias al feedback de nuestros clientes, nos hemos dado cuenta de que hay algunos puntos que no están del todo bien diseñados.
Por ejemplo, el tema de la clasificación de productos en tipos, familias, subfamilias, etc. No está mal el sistema actual, cumple su función, pero nos hemos dado cuenta de que se puede mejorar, y como es una parte que abarca muchas áreas del programa, había que rehacerlo desde cero. Ahondaremos en este punto más adelante, por ahora que solo sirva de ejemplo.
Al igual que esta parte de la clasificación de los productos, hay unas cuantas más que son mejorables, y por eso hemos decidido rehacerlo todo desde cero. Rectificar es de sabios, y en Ilastec queremos seguir evolucionando día tras día, y para ello hemos llegado a un punto donde había que plantearse rehacer todo.
Es decir, la nueva versión no serán cambios sobre la versión actual, sino algo hecho totalmente nuevo desde cero.
A pesar de ello, la navegación por el programa y las pantallas van a ser muy parecidas, por lo que el cambio de versión no supondrá un gran esfuerzo en cuanto a aprendizaje si ya dominas la versión actual.
Mejoras en cuanto a gestión de nuestro nuestro software
El módulo más amplio es sin duda el de gestión: facturación, creación de productos, control de stock, configuración, etc. Y aquí hay unos cuantos cambios, de los cuales vamos a detallar solo los más importantes:
Configuración
En la versión antigua, cosas como el almacén a utilizar por defecto o las formas de pago y cobro predeterminadas se configuraban en pantallas que estaban separadas unas de otras, lo que hacía complicado tener una visión global de la configuración y el comportamiento por defecto del programa.
Sin embargo, en la nueva versión todo esto viene agrupado en una única pantalla de configuración general, donde se establecen todos estos parámetros. De esta forma en una sola edición se puede cambiar por completo la forma de trabajar por defecto al crear productos, compras, ventas, etc.
Además de esto, al darse de alta se ha añadido una pantalla inicial donde, además de los parámetros más importantes, se configura el perfil de usuario deseado y si se quieren añadir datos de demostración de determinados sectores.
Subida de archivos
En la versión actual, para subir por ejemplo una imagen de un producto, hay que ir a su correspondiente campo, y subirla. Esto está bien, pero para subir muchas imágenes es un poco lento.
En la nueva versión, a la hora de subir archivos, podremos subir varios de una sola vez, y posteriormente en cada producto se podrá seleccionar una imagen de las anteriormente subidas, de forma visual, tal y como se puede ver en la imagen inferior.
Al subir un archivo o imagen, vemos que podremos subir uno o varios archivos, o seleccionar uno de los ya existentes haciendo click sobre, en este caso, la imagen.
Categorías de productos
En la nueva versión, los tipos, familias y subfamilias pasan a llamarse, siempre, categorías, de forma que una categoría puede tener una o varias categorías hijas.
En la versión anterior, había un límite de anidamiento de 4 niveles (tipo, familia, subfamilia y subamilia nº2). Sin embargo, en la nueva versión no existe un límite. Se pueden anidar categorías de forma recursiva hasta donde sea necesario.
Además, en la versión antigua cada producto solo podría estar clasificado en una categoría (tipo, familia, subfamilia, etc). Si se quería añadir en más de un elemento del árbol, había que entrar a la ficha del producto y en otra pantalla crear nuevas correspondencias en el árbol para ese producto, de forma un poco artificial. Sin embargo, en la nueva versión, al crear un producto ya podremos seleccionar en una sola ventana todas las categorías a las que pertenece, tal y como vemos en la imagen inferior.
Y, por último y no menos importante, se ha mejorado la forma en la que se editan las categorías, haciéndolo más visual: se pueden arrastrar categorías arriba y abajo para ordenarlas, o arrastrar una categoría dentro de otra para que sea hija de esta, por ejemplo.
Atributos
Entendemos por atributos cosas como por ejemplo la talla, el color o el sabor. Es decir, diferentes variantes que pueden tener los productos. Por ejemplo, en prendas de ropa es común tener el atributo Talla, con valores tales como XS, S, M, L y XL.
Esto evidentemente ya se podía gestionar en la versión antigua, aunque se hacía una división un poco estricta en la que el primer atributo correspondía siempre a algo relacionado con el tamaño, y el segundo a cualquier otra cosa.
En la nueva versión ya no es así, sino que el primer atributo y el segundo pueden ser cualquier cosa. Talla, capacidad, sabor, color, ancho, alto… lo que requiera el producto.
Además, en la versión antigua se podían establecer precios especiales para cada atributo, pero también era un poco rudimentario el proceso, de forma que solo podía hacerse de forma ágil al añadir el producto. Posteriormente, si se quería modificar, ya había que acceder a la ficha del mismo y editar la referencia. Esto en la nueva versión no ocurre, puede modificarse también directamente al editar el producto.
En general, se ha hecho más dinámico, configurable y ágil está funcionalidad del programa.
Características de los productos
En la versión antigua del programa, si querías indicar, por ejemplo, si una prenda de ropa estaba hecha de una tela determinada, podrías hacerlo en su descripción, o desde nuestro departamento de desarrollo podríamos crearte un campo para ello si quisieras poder filtrar por esto.
En la nueva versión, estas características son dinámicas: hay características y valores para estas. Por ejemplo, puedes crear una característica «Tipo de tela», con los valores «Algodón» y «Nylon», y asignar a cada producto un valor (o varios). Las posibilidades son ilimitadas: puedes tener infinitas características y valores, y cada producto puede tener asignado múltiples valores de características diferentes, e incluso de la misma característica.
Ofertas y tarifas
Se ha simplificado mucho esta parte del programa, de forma que, a diferencia que en la versión antigua, ahora está todo en una pantalla.
Es decir, no habrá ofertas por familia, marca, proveedor, temporada, etc, sino que habrá ofertas en general. De esta forma, en cada oferta se pueden configurar los filtros que se quiera, incluso varios a la vez, cosa que no se permite en la versión antigua.
Por ejemplo, se puede hacer una oferta para una categoría determinada, pero solo para productos de una marca determinada, seleccionando esa categoría y esa marca en los filtros. Esto en la versión antigua no puede hacerse, ya que o se hace una oferta por tipo/familia/subfamilia, o una por marca, pero no se pueden combinar.
Además, todo esto se combina con filtros para un cliente o grupo de clientes concretos, filtro de cantidad mínima para aplicar la oferta, filtros para los diferentes canales de venta (ERP, TPV o tienda online), etc.
Así también se pueden crear ofertas donde por ejemplo todos los filtros se encuentren vacíos excepto el del cliente, de forma que ese cliente tendrá para todos los productos el tipo de oferta seleccionado, por ejemplo un descuento del 5%, o combinar esto con una marca, categoría… incluso ambas.
En la imagen inferior se pueden ver los diferentes filtros (aunque no todos por tema de espacio) que se pueden aplicar simultáneamente. Aunque algunos estén vacíos, pueden aplicarse a la vez que los que están seleccionados.
No se ven en la imagen, pero habría filtros para cliente, grupo de clientes y canales de venta, además de la cantidad mínima para aplicar la oferta.
Formato de documentos
En la versión actual es posible configurar determinados aspectos a mostrar u ocultar en documentos, pero de una forma un poco rudimentaria: pueden indicarse cosas a mostrar o cosas que ocultar para todos los documentos de venta, por ejemplo.
En la nueva versión, hemos creado varias secciones de plantillas para documentos, de forma que se podrán crear las plantillas que se deseen, y a cada documento asignarle una plantilla. Además, a cada cliente/proveedor se le puede asignar una plantilla por defecto, para que la cargue automáticamente en cada documento asignado a ese cliente o proveedor.
Y esto también se aplica a los tickets del TPV. En cada caja se podrá seleccionar una plantilla para asignar a todos los tickets emitidos en esa caja. Y lo mismo ocurre para reservas o cierres de caja, por ejemplo.
Ediciones más ágiles
En la nueva versión, editar registros que estén dentro de otros en algunas pantallas será más rápido.
Por ejemplo, las diferentes direcciones o cuentas bancarias dentro de un cliente o proveedor. En la versión antigua, habría que dirigirse a la ficha de ese cliente o proveedor, y ahí navegar a la pestaña de direcciones o cuentas, y añadir, modificar o eliminar alguna.
Sin embargo en la nueva versión, al modificar ese cliente o proveedor, ya saldrá directamente una pestaña para editar sus direcciones y otra para sus cuentas bancarias. Y esto se aplica en muchas otras partes del programa.
Traducciones
Se ha habilitado en diferentes pantallas de edición una pestaña para incorporar traducciones a registros del programa. Por ejemplo en los productos, categorías, tags. ¿Por qué? Porque la idea es que la nueva tienda online tenga soporte multi-idioma, algo que algunos nos habéis pedido.
Por supuesto no será obligatorio introducir traducciones, podrá trabajarse con un único idioma, o traducir solo algunas cosas.
Importaciones de datos
Se ha desarrollado para la nueva versión un nuevo sistema de importación. Por ahora, solo se podrán importar productos, clientes y proveedores, en lugar de poder importar cualquier otra cosa.
Por supuesto, a la hora de importar estas cosas, se podrán importar automáticamente sus registros relacionados, como marcas, categorías o atributos por ejemplo en el caso de productos, o direcciones y cuentas bancarias en el caso de clientes y proveedores.
La diferencia con la versión anterior es que se han hecho unos importadores mucho más sencillos de utilizar, donde el usuario sube el fichero a importar, y antes de realizar la importación puede relacionar cada columna de su fichero con la columna correspondiente en el programa, todo de forma visual.
Y, además, se podrá cargar la configuración de la última importación realizada, para no tener que realizar la configuración cada vez que se va a importar un nuevo fichero.
Otras mejoras en nuestro módulo de gestión
Además de todo lo mencionado, se han hecho innumerables pequeños cambios que añaden funcionalidades o mejoran la forma en la que se venía trabajando, en áreas como:
- La gestión de vencimientos en facturas.
- La gestión de tesorería: se distinguen vencimientos de cobros y pagos.
- La gestión de impuestos: se abarcan más casos especiales o se hace de forma más representativa, como por ejemplo la inversión del sujeto pasivo en compras intracomunitarias.
- Los datos a mostrar en informes: en algunos informes se han reducido para ser más limpios y en otros se añaden datos que faltaban. Además, se mejora la validación de parámetros de entrada en informes y se podrán sacar en CSV (Excel) muchos más informes (todos los que tengan un formato de tabla).
- Procesos más ágiles e intuitivos, tales como el de inventario, los procesos para generar documentos a partir de otros, etc.
Y, además, aunque todavía no lo hemos añadido, esperamos poder añadir antes de la fecha de lanzamiento cosas como:
- Creación y gestión de facturas recapitulativas.
- Gestión básica de nóminas.
- Gestión documental más sencilla y ágil que en la versión actual.
Mejoras en el software TPV
En cuanto al TPV, hemos querido mantener mucho de la estética de la versión antigua, ya que la inmensa mayoría nos habéis dicho en algún momento que os parece muy ágil e intuitivo. Sin embargo, hemos querido darle algún retoque, como por ejemplo:
Acceso
Al acceder al TPV, si se hace desde fuera del programa directamente, pedirá usuario y contraseña. Una vez introducidos, o si se hace desde dentro del programa de gestión, se podrá seleccionar la caja. Si la caja seleccionada está cerrada, además, pedirá el importe de apertura de la misma, cargando por defecto el efectivo que haya quedado del día anterior o, si se configura un importe por defecto siempre, esa cifra.
Pantalla principal del TPV
La pantalla principal mantiene, como ya dijimos, la esencia de la versión anterior. La mayor diferencia es que se incluye, en la parte central, la información del ticket en curso, así como el botón para cobrar, realizar una reserva, canjear puntos de fidelización del cliente, aplicar un descuento general, etc.
También se ha cambiado la forma en la que se muestran los conceptos del ticket, haciéndolo mucho más visual que en la versión anterior, y mostrando a la vez más datos.
En la parte derecha se mantiene la navegación rápida por categorías y/o productos favoritos. Se puede configurar para añadir estos paneles o no.
Además, se ha cambiado la nomenclatura de algún que otro botón y agrupado algunos de forma distinta.
Pantalla de selección de referencia
En la versión anterior, para seleccionar una referencia al indicar un producto desde la búsqueda, se mostraba una pantalla con todas las referencias una debajo de otra. Ahora, sin embargo, si el producto tiene uno o dos atributos, por ejemplo «Talla» y «Color», se muestra la selección en forma de tabla, tal y como se puede ver en la imagen inferior.
Además, también se muestra el stock disponible en el almacén seleccionado para cada referencia. Y, en caso de tener precio especial, se muestra también el precio de la misma.
Cobro
En cuanto al cobro, se ha simplificado pero a la vez hecho más dinámica la pantalla. Como se puede ver en la imagen mostrada a continuación, en la parte izquierda se muestra un resumen del ticket, en la parte central las cantidades a cobrar y en la parte derecha datos adicionales menos importantes.
La principal diferencia con la antigua versión, es que a la hora de canjear un vale, ahora se hace desde esta propia pantalla, no añadiéndolo como un producto al ticket con importe negativo.
Es decir, los vales ahora son una forma de pago. Pero esto solo ocurre con vales generados a partir de devoluciones. Los vales descuento se deben canjear como productos en el propio ticket.
Devoluciones
En esta nueva versión se pueden hacer ventas y devoluciones en un mismo ticket, cosa que no se podía hacer en la versión anterior.
De esta forma, puede seguir haciéndose en operaciones independientes si se desea a la hora de hacer un cambio, o hacerlo en una misma operación.
Reservas
En esta nueva versión de nuestro software TPV cambia la forma en la que se realizan las reservas. Para realizar una reserva, ahora simplemente se tican los productos, y en lugar de pulsar en Cobrar, se pulsa en Reservar. No hace falta indicar a qué precio se reserva cada producto, sino que al pulsar en Reservar, podremos indicar la cantidad que el cliente anticipa, al igual que se hace en un cobro normal.
Anteriormente el sistema de reservas era poco flexible y no aceptaba todas las formas de pago, ahora sin embargo se pueden registrar cobros de reservas con cualquier forma de pago, y una vez realizada una reserva, se le puede añadir un nuevo pago, devolver parte del importe, tramitarla y cancelarla por completo o por partes.
Además, al realizar un pago de una reserva, se emite un ticket de anticipo de cobro por el importe anticipado, con sus impuestos desglosados, que a efectos fiscales es igual que un ticket normal; y además un ticket de reserva, a modo de justificante. El cliente debe llevarse ambos tickets.
Después, al tramitar la reserva, el programa sabrá cuánto se ha anticipado de la misma, y al tramitar los productos se añadirá un concepto con un descuento por el importe que haya anticipado.
Otras mejoras del software TPV
- Se pueden escanear no solo productos directamente para añadirlos a un ticket, sino también códigos de vales descuento.
- Los tickets en proceso, es decir, que se guardan mientras se tramita otro ticket, se guardan incluso aunque se abandone el TPV hasta la próxima vez que se acceda.
- Se pueden configurar impresoras diferentes, o la misma, para tickets y para cierres de caja.
- Se pueden configurar para cada caja formas de pago adicionales aceptadas además del efectivo, tarjeta y los vales.
- Se pueden configurar días de caducidad para los vales, asignarles un cliente, y se mejora mucho la trazabilidad de los mismos, pudiendo saber fácilmente en qué ticket se emiten o canjean.
- Se pueden configurar alertas o funcionalidades que antes no se podía, como avisos cuando no hay stock, por ejemplo, o si reproducir o no el sonido al ticar un producto.
- Los cierres de caja contienen información más clara y mejor clasificada, además de un número único para identificarlos fácilmente, como las facturas.
- Se puede acceder a todos los datos de un cierre de caja desde el programa de gestión, sin necesidad de imprimirlo de nuevo desde el TPV.
- Se ha mejorado la forma en que se realizan búsquedas de clientes, productos, vales, reservas o cualquier otra cosa en el TPV.
- Se ha mejorado la forma en que se asignan identificadores únicos (por ejemplo el IMEI en teléfonos móviles) a productos añadidos en un ticket.
Además de estas mejoras, queremos incorporar algunas otras, tales como:
- Generar facturas recapitulativas a partir de diferentes tickets (útil sobre todo cuando a través del TPV se vende a empresas y se quieren agrupar todos los tickets del mes en una factura).
- Poder generar presupuestos o pedidos de venta directamente desde el TPV.
Tienda online
En cuanto al apartado de tienda online, todavía no se ha implementado nada, ya que está previsto comenzar su desarrollo a partir del mes de abril.
Sin embargo, si que queremos que sea mucho más personalizable y ágil de modificar que ahora, ofreciendo a la vez una configuración base pre-instalada.
También tenemos previsto realizar muchas más integraciones con pasarelas o métodos de pago, marketplaces, etc.
Ayuda y soporte
Con el paso del tiempo, nos hemos dado cuenta que en la versión actualmente en funcionamiento del programa, la ayuda y el soporte está muy acoplada al mismo. Es decir, se muestran muchas veces ayudas contextuales, lo cual está bien, pero muchas otras se muestran elementos de ayuda que deberían estar en ventanas separadas para poder navegar de una a otra sin tener que cerrar cosas con las que se está trabajando.
Por eso hemos decidido hacer toda la parte de ayuda extensa, como los vídeos, los manuales por módulos y los tickets de soporte, en otra página totalmente independiente. Habrá un atajo en el programa para acceder a ello, como es lógico, por ejemplo para escribir un ticket, pero se hará desde una ventana independiente, y todo con un aspecto mucho más visual, como podemos ver a continuación:
Como se puede ver en la imagen, se ve la conversación somo si se tratara de una conversación de Whatsapp o cualquier otra aplicación de mensajería.
¿Cuándo será lanzada esta nueva versión?
El lanzamiento final aún no sabemos cuando se producirá exactamente. Seguramente sea para enero o febrero de 2022, y nadie va a estar obligado a pasarse a esta nueva versión. Facilitaremos los procesos de importación de productos y todos sus datos relacionados, así como de clientes y proveedores, y se podrá trabajar con la nueva versión, la versión antigua o disponer de ambas a la vez.
Esto será así al menos durante un par de años o tres. A partir de entonces nos plantearemos eliminar la versión antigua, una vez todos los usuarios hayan pasado a la nueva, o reducir al mínimo sus actualizaciones y soporte.
Sin embargo, para aquellos que estéis impacientes por ir probando esta nueva versión, lanzaremos una «beta» para que podáis ir probando todo. Esta versión tenemos planeado lanzarla a finales de este mes de marzo de 2021 o principios del mes de abril, y os informaremos de cómo probarla a través de nuestro newsletter mensual por correo electrónico.
Mientras se realizan estas pruebas, se continuará con el desarrollo del módulo de tienda online, el CRM, el control horario y otros módulos adicionales, a la par que se van añadiendo y puliendo cosas a través del feedback que vosotros nos proporcionéis.
Y por fin llegamos al final de este extenso artículo. Si has leído hasta aqui, nuestra más sincera enhorabuena. Esperamos que tengas tantas ganas de probar esta nueva versión como nosotros. ¡Ya queda poco!