Debido a la aprobación definitiva del «reglamento VERIFACTU» por parte de Hacienda, a través del cual se especifican los requisitos que deben tener los programas de facturación para cumplir con la Ley antifraude, han salido muchas noticias al respecto hablando de programas de facturación, factura electrónica, VERIFACTU y otros términos como si todos ellos fueran lo mismo, pero se están mezclando leyes y conceptos, y lo peor es que incluso entidades que supuestamente deben estar informados en la materia, confunden términos y leyes. Por eso hemos escrito este artículo para aclarar qué es cada cosa y cómo afecta a autónomos y empresas.
Y es que en Ilastec ya nos hemos hecho eco de noticias en diferentes medios nacionales, con titulares como «Factura electrónica obligatoria para autónomos en 2026«, «Requisitos de los programas de facturación para cumplir con la factura electrónica obligatoria«, «Los autónomos deberán emitir facturas electrónicas a partir de julio de 2025» o «Los autónomos deberán comunicar a Hacienda sus facturas electrónicas en 2026«. Todos estos titulares, y los textos de las noticias, mezclan leyes y conceptos, y por lo tanto no es verdad lo que afirman. Por eso vamos a explicar en este artículo qué es cada concepto, de que ley proviene y cuando entrará en vigor.
Factura digital
Una factura digital es un concepto muy genérico, que hace referencia a que una factura se emite y comunica a través de un medio digital, como puede ser por ejemplo un documento PDF que se envía a través de correo electrónico, a diferencia de las clásicas facturas en papel que se entregan por correo postal.
Este es un concepto que realmente no aparece en ninguna ley ni tiene ninguna relevancia, pero muchos medios confunden factura digital con factura electrónica.
Factura electrónica
La factura electrónica es una factura que se emite y comunica entre las partes en un formato de datos estructurado, de forma que cualquier programa informático adaptado a ese formato de datos puede extraer los datos de la factura e incorporarlos a su base de datos o realizar con ellos cualquier tratamiento de datos que el usuario desee hacer. En España, el formato de datos que se maneja es FacturaE.
Por ejemplo, para facturar a administraciones públicas a partir de determinado importe, es necesario que las facturas se comuniquen a estas administraciones en formato electrónico FacturaE, de forma que el software de la administración es capaz de procesar los datos de la factura de forma automatizada.
Pues bien, ahora lo que desde la AEAT se quiere llevar a cabo en España, es que todas las facturas emitidas entre empresas o profesionales tengan que hacerse en formato electrónico de forma obligatoria, además de poder emitirse en PDF o cualquier otro formato válido de forma complementaria. Y, además, estas facturas en formato electrónico deberán alojarse en una plataforma en Internet, de forma que el destinatario de la factura, así como Hacienda, puedan consultar sus datos en cualquier momento. También se pretende que el emisor de la factura deba actualizar el estado de pago de la misma cuando el destinatario la abone.
Todo esto está aprobado en la Ley Crea y Crece, desde hace tiempo, pero dicha ley especifica que se tendrá que desarrollar y publicar un reglamento técnico para indicar a los productores de software y las empresas cómo deben hacer todo esto, y dicho reglamento todavía no se ha aprobado.
En cualquier caso, esto solo afectará a facturas emitidas entre empresas o profesionales, no afectará a facturas emitidas a clientes particulares. Lo que sí está claro, es que afectará tanto a grandes como a pequeñas empresas y autónomos.
VERIFACTU
VERI*FACTU son las siglas equivalentes a «Sistema de emisión de facturas verificables«, o «Factura verificable«, cuando la palabra aparece en una factura.
El concepto VERI*FACTU hace referencia a un tipo de sistemas de facturación (software de facturación), que son capaces de emitir facturas verificables por la AEAT.
Este concepto está englobado en la Ley antifraude aprobada en 2021. Dicha ley establece que, desde su aprobación, todos los sistemas de emisión de facturas deberán cumplir una serie de obligaciones, como garantizar la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de las facturas emitidas. En resumen, garantizar que el usuario del software no modifica o elimina facturas tras emitirlas para defraudar a Hacienda.
Dentro de esta Ley antifraude, se estableció que se desarrollaría y publicaría un reglamento técnico que especificara de forma más concreta los requisitos de los programas de facturación. Y dicho reglamento ya ha sido publicado. El reglamento entrará en vigor el 29 de julio de 2025, aunque es casi ya un hecho que la fecha final de obligatoriedad para empresas será el 1 de enero de 2026, y para autónomos el 1 de julio de 2026.
Este reglamento establece dos formas posibles de cumplir con los requisitos de la Ley antifraude:
- Sistemas VERI*FACTU: estos sistemas enviarán a la AEAT, cada vez que se emita o altere algún dato en una factura de venta, un «registro de facturación» con ciertos datos de la factura. Este registro de facturación no tiene nada que ver con las facturas electrónicas, sino que es otro formato totalmente distinto, y solo se comunica a la AEAT, no al cliente. Los registros se deberán enviar en tiempo real, y además las facturas deberán incluir un código QR para que el destinatario pueda abrirlo y comprobar la autenticidad de la factura.
- Sistemas No VERI*FACTU: harán lo mismo, pero sin enviar en tiempo real las facturas. En cambio tienen otros requisitos más complejos, como la firma electrónica de los mismos con certificado digital, el almacenamiento de los mismos en el software emisor, y la llevanza de un registro de eventos. Además, los sistemas de facturación deben ser capaces de enviar los registros de forma automatizada bajo requerimiento de la AEAT.
Los afectados por este reglamento son pequeñas empresas y autónomos que emitan facturas a través de medios electrónicos o digitales, es decir, a través de cualquier programa de facturación. Es decir, a partir de ahora, no podrán emitirse facturas con Word o Excel, por ejemplo. Únicamente están excluídos de cumplir con este reglamento:
- Empresas acogidas al SII, ya que ya comunican a Hacienda sus datos de ventas, y compras a través de este sistema.
- Empresas y autónomos ubicados en territorios forales: País Vasco y Navarra, donde ya tienen su propio sistema similar: TICKET-BAI.
- Autónomos que no emitan facturas porque no estén obligados, como los que están en módulos o recargo de equivalencia. Aunque, si deciden emitirlas, o hay algún caso concreto donde tengan que hacerlo, y lo hacen con un software, deberá estar adaptado a VERIFACTU.
Para este reglamento, además, se incluyen todas las facturas, tanto las facturas ordinarias, como las simplificadas (tickets), así como las rectificativas, recapitulativas o cualquier otro tipo de factura, incluso facturas al extranjero.
Resumen
En conclusión, la ley que debe preocupar a autónomos y pequeñas empresas por el momento es la Ley antifraude y tener un sistema de facturación que cumpla con VERI*FACTU. El software de Ilastec ya está totalmente preparado para cumplir con la Ley antifraude y el reglamento VERIFACTU para cumplir con los requisitos de remisión en tiempo real a Hacienda.
Por otro lado, en cuanto a la factura electrónica, todavía no se sabe cómo será el reglamento y cuándo se aprobará, aunque se cree que las pequeñas empresas que facturen menos de 8 millones de euros al año no estarán obligadas a cumplir con ella, por lo menos, hasta 2028. Las empresas que facturen más de 8 millones de euros al año, posiblemente tengan que cumplir ya con la factura electrónica en 2027, aunque de nuevo, esto es todo especulativo. En todo caso, no será antes de esas fechas, ya que la Ley Crea y Crece establece un plazo de 2 años para empresas con facturación menor de 8 millones de euros desde la publicación del reglamento técnico, el cual todavía no ha sido publicado.