La productividad es clave en el mundo tan ajetreado en el que vivimos. Antiguamente no era tan importante ya que en las familias era común que solo una persona tuviera que trabajar, pero ahora no es así. Si además le sumas a esto que eres autónomo o propietario de un negocio, ser productivo es todavía más importante.
Antes de nada te preguntarás, ¿qué gano siendo más productivo? Pues, independientemente de que trabajes para ti mismo o por cuenta ajena, tiene varios beneficios:
- Ser más productivo te hará a la fuerza ser más organizado y, por consiguiente, reducirá el estrés de forma drástica.
- Hará que te sea posible terminar tareas que antes veías imposibles, lo que te hará estar más confiado en tu mismo y tus capacidades.
- Te permitirá tener más tiempo libre para tus aficiones, tu familia y amigos.
Y ahora sí, vamos a ver cómo puedes mejorar tu productividad con estos 5 sencillos hábitos y consejos:
1. Madruga todos los días
Y cuando hablamos de madrugar no hablamos de levantarnos a una hora en concreto, sino de levantarnos por ejemplo un par de horas antes del comienzo de nuestra jornada, o incluso antes. Y no para hacer cualquier cosa, sino para dedicar ese tiempo a avanzar en tareas o ambiciones que tengamos y que en el día a día nos es imposible llevar a cabo por las continuas interrupciones e imprevistos que suceden.
Por ejemplo: imagínate que quieres aprender inglés, pero cuando sales del trabajo ya es imposible, porque tienes que recoger a tus hijos del colegio, ir al parque, bañarlos al llegar a casa, darles de cenar y acostarlos. Y después de eso estás agotado. Pues si antes de que tus hijos se levanten estudias inglés, ya lo tendrás hecho, y nada más comenzar el día ya has dedicado algo de tiempo a algo que te gusta y a ser mejor en algo.
Obviamente esto hay que adaptarlo a cada uno. Es mejor estudiar inglés media hora todos los días que empezar haciéndolo 2 horas al día y dejarlo a la semana porque duermes demasiado poco.
2. Duerme bien
Está demostrado que dormir menos de 6 horas o con interrupciones nos hace estar más estresados y cansados durante el día, lo que nos llevará a ser menos productivos.
Un adulto medio debe dormir entre 7 y 9 horas, dependiendo de su edad y nivel de actividad durante el día.
Pero es que además de esto, recientemente se ha llegado a la conclusión según varios estudios de que la calidad del sueño es incluso más importante que la cantidad. Si duermes 9 horas pero te despiertas continuamente durante la noche puede ser peor que una persona que duerme 6 horas del tirón.
¿Cómo dormir bien? Intenta acostarte y levantarte siempre a la misma hora, y establece una rutina antes de acostarte. Además, es importante desconectar del trabajo y mantenerse al margen de los dispositivos electrónicos antes de irse a dormir.
Lo que yo hago por ejemplo es, media hora antes de irme a dormir, no beber agua ni ningún tipo de líquido (para que la vejiga no me haga despertarme durante la noche), haber cenado hace ya un rato, no hacer ejercicio desde 3 o 4 horas antes de irme a dormir, y justo antes de irme a dormir leer un libro (en papel o dispositivo con tinta electrónica, nunca en el PC, móvil o tablet).
3. Más organización
La mayoría de las personas vive al instante en cuanto a las cosas que va a hacer. Personalmente es algo que odio y que no podría hacer. Me gusta tener mi vida 100% organizada, y ello me lleva sin duda a ser más productivo.
El no tener tu día organizado te lleva a tener que usar más el teléfono, y además en situaciones poco recomendables, como por ejemplo mientras conduces.
También te lleva a olvidarte de hacer cosas, dejar tareas a medias, y tener la sensación de que no tienes el control de tu vida, algo que es muy frustrante.
Yo, antes de acostarme, siempre repaso lo que tengo que hacer al día siguiente. Y los domingos siempre hago un repaso general a lo que me espera durante la semana: compromisos, reuniones, quedadas con amigos o familia… pero en general debes ser organizado con todo: tu lugar de trabajo, tu lista de la compra, los horarios de tus comidas…
4. Establece prioridades
La tareas pueden clasificarse en Importantes y No importantes, así como en Urgentes y No urgentes. Atendiendo a estas dos clasificaciones, debemos priorizar la realización de algunas tareas sobre otras:
- Primero debes llevar a cabo todas las tareas que sean Importantes y Urgentes. Estas es necesario hacerlas. Por ejemplo, si a tu pareja le ha dado un infarto, es imperativo que dejes de hacer todo lo que estabas haciendo y llames a emergencias.
- Después debes hacer aquellas tareas que son Urgentes pero No importantes. Por ejemplo, atender una llamada (aunque de esto hablaremos en el punto 5).
- Después debes hacer aquellas tareas que son Importantes pero No urgentes. Este tipo de tareas suelen ser las que te llevan un paso más allá en cualquier aspecto de la vida (tu negocio, por ejemplo). Lo que puedes hacer es meter estas tareas al inicio del día, antes de tu jornada, de forma que ninguna tarea urgente te interrumpa.
- Por último aquellas tareas que ni son importantes ni urgentes. Estas tareas incluso puedes no hacerlas, y verás como no lo vas a notar.
5. Gestión de llamadas y correos
Uno de los mayores lastres que tiene trabajar en una oficina son las continuas interrupciones en forma de llamadas y correos electrónicos. Esto es algo que hay que aprender a gestionar si no queremos perder la mitad del día en atender las llamadas y correos y después perder más tiempo en ponernos otra vez en situación de lo que estábamos haciendo.
¿Cómo gestionar mejor las llamadas en tu negocio? Antes de nada, si tienes que dar soporte a algún tipo de servicio de forma continua en un horario, tienes que tener un número o extensión en una centralita solo para eso, y a ser posible personal que se encargue de ello, ya que sino nunca podrás cogerte un día libre.
Si el teléfono lo usas únicamente para concertar citas con clientes, por ejemplo, debes tener una persona que se encargue de ello (hoy en día hay en empresas a las que puedes contratar este servicio incluso), o bien, si quieres ahorrarte ese dinero, desconectar el teléfono cuando estés en «modo productivo» y ver luego los mensajes y llamadas perdidas y gestionar todos de forma continua. De esta forma conseguirás reducir las interrupciones por llamadas de decenas al día a una o dos.
Y con el correo electrónico lo mismo. Desconecta el cliente de correo y atiéndelo solo una o dos veces al día. Nada que se envíe por e-mail es urgente, ya que cuando envías algo por correo electrónico no sabes si la otra persona está al otro lado en ese momento para leerlo.
Espero que estos consejos te sean útiles y que empieces a aplicarlos a partir de ahora. Empieza por poner en práctica uno de ellos y, cuando ya sea algo automático para ti, ponte con el siguiente.
En próximos artículos daremos más consejos sobre productividad para sabes cómo terminar antes tareas concretas.