Cambiar de software TPV en tu comercio puede parecer una tarea complicada, especialmente cuando llevas años utilizando el mismo programa y tienes registrados cientos o miles de productos, clientes, proveedores y movimientos de stock. Es normal que surjan dudas sobre si perderás datos de productos, clientes, proveedores, stock u ofertas, por ejemplo.
La buena noticia es que cambiar de TPV sin perder los datos de tu comercio es posible si planificas correctamente la migración. Con una copia de seguridad, una revisión previa de la información y un proceso de transición bien organizado, puedes estrenar un nuevo programa de gestión sin empezar desde cero, siempre y cuando el nuevo software cuente con una herramienta de importación de datos.
En esta guía te explicamos cómo cambiar de software TPV paso a paso, qué información conviene conservar y qué debes comprobar antes de empezar a trabajar con tu nuevo sistema y cómo puedes importar datos al software para comercios de Ilastec.
¿Por qué cambiar de software TPV?
Antes de abordar la migración, conviene recordar que el software TPV es una herramienta fundamental para la gestión diaria de cualquier comercio. Sin embargo, las necesidades de un negocio pueden cambiar con el tiempo.
Estas son algunas de las razones más habituales para buscar una alternativa:
- El programa se ha quedado obsoleto: puede que ya no reciba actualizaciones frecuentes o que no incorpore las funcionalidades que necesitas.
- El programa ya no cumple con la normativa tributaria vigente: por ejemplo, no se ha adaptado al reglamento VERI*FACTU, no planea adaptarse a la factura electrónica, etc.
- La gestión del stock es insuficiente: controlar las existencias manualmente o trabajar con información desactualizada dificulta la reposición y el control de pérdidas.
- Necesitas una gestión más completa: quizá quieras integrar las ventas con la facturación, las compras, los proveedores o la gestión de clientes.
- Quieres vender por varios canales: si tienes una tienda física y una tienda online, necesitas evitar duplicidades y mantener sincronizados los productos y las existencias. Incluso otros canales como Amazon, redes sociales, anuncios…
- El coste del software ya no compensa: una solución más completa puede ayudarte a reducir tareas manuales y ahorrar tiempo.
- Buscas un mejor soporte técnico: cuando el TPV falla, necesitas resolver el problema rápidamente para no interrumpir las ventas.
Sea cual sea el motivo, hay algo importante que debes tener en cuenta: no basta con elegir un programa nuevo. También necesitas asegurarte de que la transición desde tu sistema actual sea lo más sencilla posible.
¿Qué datos debes conservar al cambiar de TPV?
No toda la información de un programa de gestión se puede trasladar automáticamente a otro. Por eso, el primer paso consiste en identificar qué datos necesitas conservar y comprobar cómo pueden importarse al nuevo software.
1. Catálogo de productos
Es uno de los elementos más importantes de cualquier migración. Lo recomendable es conservar, siempre que sea posible, los siguientes campos:
- Nombre y descripción del producto.
- Referencia interna y referencia del proveedor.
- Código de barras.
- Precio de compra y precio de venta.
- Tipos impositivos aplicables.
- Categorías, familias y marcas.
- Atributos, como tallas, colores o formatos.
- Imágenes y otros datos complementarios.
Cuanto más completo esté el catálogo original, menos trabajo tendrás que realizar después de la migración.
Por supuesto, el software de Ilastec permite importar todo esto y mucho más acerca de los productos.
2. Stock y almacenes
Trasladar los productos no es suficiente: también necesitas saber cuántas unidades tienes disponibles.
Antes de cambiar de TPV, comprueba si es posible importar las existencias actuales por producto y, cuando corresponda, por almacén, referencia o ubicación.
Es recomendable realizar un inventario de referencia antes de la transición. De esta manera, podrás comparar las existencias del sistema antiguo con las del nuevo y detectar posibles diferencias.
Si tu comercio utiliza varios almacenes o gestiona productos con números de serie o lotes, asegúrate de que el nuevo programa contempla esas necesidades.
Nuestro software permite importar el stock de los productos, referencias y el almacén al que corresponde.
3. Clientes y proveedores
Los datos de contacto y las fichas comerciales también pueden ahorrarte muchas horas de trabajo si se trasladan correctamente.
Conviene revisar nombres, teléfonos, correos electrónicos, direcciones y datos fiscales sobre todo.
Presta especial atención a los registros duplicados o incompletos. Una migración es una buena oportunidad para limpiar la base de datos antes de importarla.
El software de Ilastec cuenta con importadores para clientes y proveedores donde se pueden importar todos estos datos, así como otros menos importantes.
5. Ofertas y tarifas
Es poco común que un software te permita importar ofertas o tarifas, tanto generales como para clientes particulares, pero esto puede ahorrarte mucho trabajo.
Nuestro software dispone de un importador de ofertas y tarifas para permitirte ahorrar la creación de nuevo de toda la estructura de ofertas del negocio, así como las tarifas de clientes, grupos de clientes o precios especiales para socios si los tuvieras.
Cómo cambiar de software TPV paso a paso
Una vez identificada la información que quieres conservar, llega el momento de organizar el cambio. Seguir un orden lógico reduce los errores y evita que la migración interfiera más de lo necesario en la actividad del comercio.
Paso 1. Comprueba qué permite exportar tu TPV actual
Empieza por revisar las opciones de exportación del programa que utilizas actualmente.
Muchos sistemas permiten descargar información en formatos como Excel o CSV, especialmente los listados de productos, clientes y proveedores. Otros ofrecen herramientas específicas de exportación o permiten solicitar una copia de los datos al proveedor.
Si no encuentras esta opción, contacta con el servicio técnico antes de cancelar tu suscripción o dar de baja el sistema.
Comprueba también qué información puedes exportar y en qué formato. Tener acceso al listado de productos no significa necesariamente que puedas descargar las fotografías, los movimientos de stock o el historial completo de facturación.
El software de Ilastec permite importar datos en formato CSV o Excel, como casi todos, y es el estándar que deberían respetar todos los programas al realizar exportaciones de datos.
Paso 2. Haz una copia de seguridad completa
Antes de modificar, exportar o importar información, realiza una copia de seguridad de los datos disponibles.
Guarda los archivos en una ubicación segura y, si es posible, conserva una segunda copia independiente. No dependas exclusivamente del acceso al programa antiguo, ya que podrías perderlo al finalizar el contrato o dejar de pagar el servicio.
La copia de seguridad debe incluir todos los datos que necesites conservar, así como los documentos e informes que permitan consultar la actividad anterior.
No elimines, canceles o desinstales el software antiguo hasta comprobar que tienes acceso a toda la información importante.
Paso 3. Revisa y prepara los datos
Los archivos exportados no siempre están preparados para importarse directamente en otro programa.
Puede haber referencias duplicadas, campos vacíos, códigos de barras incorrectos o columnas con nombres diferentes. Por ejemplo, el software nuevo puede identificar el precio de venta mediante un campo distinto al que utiliza tu TPV actual.
Antes de importar, comprueba especialmente:
- Que cada producto tenga una referencia o identificador coherente.
- Que los códigos de barras se hayan exportado correctamente.
- Que los precios y los impuestos estén bien definidos.
- Que los clientes y proveedores no aparezcan duplicados.
- Que las cantidades de stock correspondan a las existencias reales.
- Que los formatos de fechas, decimales y separadores sean compatibles.
Es preferible corregir estos problemas antes de la importación que descubrirlos cuando ya estás trabajando con el nuevo sistema.
Paso 4. Comprueba cómo se realizará la importación
No todos los programas TPV ofrecen las mismas posibilidades de migración. Algunos permiten importar archivos directamente; otros requieren adaptar las columnas o utilizar una herramienta específica.
Antes de contratar el nuevo software, pregunta al proveedor qué datos puede importar, qué formatos admite y si ofrece ayuda durante el proceso.
Si tu comercio tiene un catálogo amplio, múltiples tarifas, variantes o varios almacenes, conviene probar la importación con una muestra representativa de los datos.
También es importante conocer cómo se gestionan los identificadores internos. Una referencia duplicada o un identificador mal interpretado puede generar errores en el catálogo o impedir que los productos se actualicen correctamente.
Los importadores de datos de Ilastec cuentan con la opción de vincular columnas del CSV con las columnas correspondientes a los datos de Ilastec, por lo que admiten cualquier nombre de columnas en los ficheros.
Además, en el caso de columnas relacionadas, como por ejemplo el PVP y el precio de venta sin impuestos, permite importar a partir de cualquiera de ellas.
Paso 5. Realiza una prueba antes del cambio definitivo
Siempre que sea posible, prueba el nuevo TPV antes de utilizarlo en el día a día.
Importa un pequeño conjunto de productos, clientes y otros registros relevantes. Después, comprueba que la información aparece correctamente.
Si la prueba es satisfactoria, realiza la migración completa siguiendo el mismo procedimiento.
Durante esta fase, verifica que puedes localizar los productos mediante el código de barras, aplicar los precios correctos, registrar ventas, emitir los documentos necesarios y consultar el stock.
Desde el soporte técnico de Ilastec, si lo solicitas, te podemos hacer la importación de datos. Además, nos encargamos de hacer la configuración inicial del negocio, el TPV, vincular las impresoras, etc.
Paso 6. Planifica el momento de la migración
Elegir bien el momento del cambio es especialmente importante para los comercios con ventas continuas.
Siempre que puedas, realiza la migración a primera hora de la mañana, con el negocio cerrado, consensuando la fecha con el nuevo proveedor de software.
Define también cómo gestionarás las operaciones realizadas entre la última exportación y el inicio del nuevo sistema. Por ejemplo, si registras nuevas ventas después de exportar el stock, tendrás que actualizar las existencias antes de empezar a trabajar con el nuevo TPV.
Lo ideal es establecer un punto de corte claro y evitar que ambos programas registren operaciones simultáneamente sin un procedimiento definido.
Paso 7. Verifica los resultados y empieza a trabajar
Una vez importados los datos, realiza una comprobación general antes de dar por finalizado el proceso.
Contrasta el número de productos, las referencias, los precios y las existencias. Comprueba también una muestra de clientes y proveedores, las tarifas y los documentos que hayas podido importar.
Si trabajas con un cajón portamonedas, una impresora de tickets, un lector de códigos de barras o un terminal de pago, verifica que todos los dispositivos sean compatibles y funcionen correctamente.
Durante los primeros días, revisa los cierres de caja y los movimientos de stock con especial atención. Si detectas una diferencia, podrás corregirla antes de que se acumule y resulte más difícil localizar su origen.
¿Qué ocurre si no puedes importar todos los datos?
Es una de las dudas más habituales al cambiar de software TPV. La respuesta depende de las capacidades del programa antiguo, del nuevo sistema y del tipo de información.
No siempre es necesario trasladarlo absolutamente todo al nuevo programa. Lo importante es distinguir entre los datos que necesitas para continuar trabajando y los documentos históricos que debes conservar para su consulta.
Por ejemplo, puede ser prioritario importar el catálogo de productos, los precios, las tarifas y las existencias actuales, mientras que los tickets de ejercicios anteriores pueden mantenerse archivados en un formato consultable.
En cambio, si necesitas acceder con frecuencia al historial de ventas de clientes, gestionar devoluciones antiguas o consultar operaciones pendientes, deberás comprobar cómo se resolverán esas necesidades antes de contratar el nuevo TPV.
Una buena migración no consiste únicamente en copiar información: consiste en garantizar que puedes seguir gestionando tu negocio y consultar los registros que necesitas después del cambio.
Errores que debes evitar al cambiar de TPV
Aunque la migración puede ser sencilla, hay varios errores que conviene prevenir.
- Cancelar el software antiguo demasiado pronto: antes de perder el acceso, comprueba que has exportado y guardado toda la información necesaria.
- Confiar en que todos los datos se importarán automáticamente: cada programa tiene sus propias estructuras y limitaciones. Verifica qué información se puede trasladar realmente.
- No comprobar los códigos de barras y las referencias: son esenciales para identificar los productos y evitar duplicidades.
- Olvidarse del stock: un catálogo correcto con existencias incorrectas puede provocar ventas de productos agotados o pedidos innecesarios.
- Cambiar en plena jornada de mayor actividad: una migración sin planificación puede provocar interrupciones y errores en las ventas.
- No formar al equipo: aunque el nuevo programa sea más sencillo, los empleados necesitan conocer las operaciones básicas antes de utilizarlo con clientes.
- No comprobar los requisitos legales: asegúrate de que el nuevo software cumple las obligaciones aplicables a tu negocio, incluidos los requisitos de facturación que correspondan.
¿Cuánto tiempo se tarda en cambiar de software TPV?
No existe un plazo único. La duración depende del volumen de datos, de la complejidad del negocio y de las herramientas de importación disponibles.
Un comercio pequeño con un catálogo sencillo puede completar gran parte del proceso en poco tiempo si dispone de archivos limpios y compatibles. En cambio, un negocio con miles de referencias, múltiples almacenes, tarifas especiales, variantes o una tienda online puede necesitar más preparación y pruebas.
Para calcular el tiempo, ten en cuenta estas tareas:
- Exportación y copia de seguridad.
- Revisión y limpieza de los datos.
- Adaptación de los archivos al nuevo sistema.
- Importación y comprobación de resultados.
- Configuración de periféricos y otros servicios.
- Formación del personal.
La mejor estrategia es dedicar tiempo a la preparación para reducir los problemas durante la puesta en marcha. Intentar hacerlo todo deprisa puede acabar generando más trabajo del que ahorra.
Para cambiar al software TPV para comercios de Ilastec dispones de una prueba gratuita de 30 días, tiempo suficiente para planificar todo el proceso.
Preguntas frecuentes sobre el cambio de software TPV
¿Puedo cambiar de TPV sin perder mi catálogo de productos?
Sí, siempre que puedas exportar los datos del sistema anterior y el nuevo programa admita su importación, directamente o mediante una adaptación. Es importante comprobar que se conservan correctamente las referencias, los códigos de barras, los precios y los impuestos.
¿Puedo conservar los clientes y proveedores de mi antiguo programa?
En muchos casos, sí. Si puedes exportar sus fichas a un formato compatible, podrás trasladar los datos principales. Antes de importarlos, conviene revisar los campos disponibles, eliminar duplicados y comprobar que la información se ha transferido correctamente.
¿Es necesario hacer un inventario antes de cambiar de TPV?
Es muy recomendable. Un inventario previo permite establecer una referencia de las existencias reales y compararlas con las que aparecen en el nuevo sistema después de la migración.
¿Tengo que cerrar mi comercio durante el cambio de TPV?
No necesariamente. Una migración bien planificada puede reducir al mínimo las interrupciones. Sin embargo, dependiendo de la complejidad del negocio, puede ser conveniente realizar el cambio fuera del horario comercial o durante un periodo de menor actividad.
¿Qué debo preguntar al contratar un nuevo software TPV?
Pregunta qué datos puedes importar, qué formatos admite, si se conserva el historial de ventas, cómo se trasladan las existencias y las tarifas, qué dispositivos son compatibles y qué asistencia recibirás durante la migración. También conviene confirmar las funcionalidades y los requisitos legales aplicables a tu actividad.
Cambiar de software TPV no tiene por qué convertirse en un problema. Con una buena preparación, una copia de seguridad y una comprobación de los datos, puedes renovar las herramientas de gestión de tu comercio sin empezar desde cero.
Cambia de TPV sin empezar de cero con Ilastec
Si estás pensando en renovar el software de tu comercio, elegir una solución que centralice la gestión puede ayudarte a simplificar el trabajo diario.
Con Ilastec puedes gestionar desde un mismo entorno tareas habituales del negocio, como las ventas en el TPV, la facturación, los productos, el stock, las compras y los clientes. Además, si vendes por Internet, disponer de herramientas de gestión integradas puede facilitar el control de la actividad de tu tienda física y tu canal online.
Antes de cambiar, revisa qué información tienes en tu programa actual y qué necesitas trasladar. Las posibilidades concretas de importación dependerán del formato de tus datos y de las características de tu instalación, por lo que es recomendable consultar previamente la compatibilidad y el procedimiento adecuado.
El objetivo es que la transición resulte lo más sencilla posible: conservar la información importante, evitar tareas repetitivas y empezar a trabajar con un sistema adaptado a las necesidades actuales de tu comercio.
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