Diferencias entre un pedido, un albarán y una factura

07/12/2019
¿Sabes la diferencia entre un presupuesto, pedido, albarán y factura?

Tras haber impartido cientos de formaciones a clientes que contratan nuestro software nos hemos dado cuenta de que muchos de ellos no sabían distinguir un pedido de un albarán, o un albarán de una factura, ni cuando debe usarse cada tipo de documento.

Por eso hemos encontrado útil e incluso necesario escribir este artículo en el que, además de esto, hablaremos de otro tipo de documento: el presupuesto. Además, ten en cuenta que todos estos documentos pueden existir tanto en la parte compradora como en la vendedora. Es decir, lo que para un vendedor es un pedido de venta, para el comprador es el pedido de compra, por ejemplo.

Definición de presupuesto, pedido, albarán y factura

Un presupuesto es un documento que la parte vendedora envía a la compradora, por el medio que sea, con una oferta formal para unos bienes y/o servicios. La parte compradora está en su derecho de aceptar esa oferta o rechazarla, por lo que no es un documento vinculante para nada. Realmente un presupuesto puede enviarse en forma de documento similar a la factura o por ejemplo en forma de catálogo de productos.

Tras el presupuesto, el siguiente paso para hacer una transacción de compra-venta suele ser el pedido, aunque no siempre tiene lugar, ya que a veces se pasa directamente al albarán o a la factura. Un pedido es una petición por parte de la parte compradora a la vendedora para adquirir una serie de bienes y/o servicios, y suele tener ya carácter vinculante. Es decir, el pedido equivale a firmar un contrato de compra-venta en la mayoría de casos.

Obviamente hay muchas opciones en este paso y no siempre un pedido es vinculante ni para el comprador ni a veces para el vendedor. A veces cualquiera de las partes puede echarse atrás, o se puede complementar con un contrato.

Tras el pedido suele venir el albarán, que no es más que un documento de entrega de mercancías. A veces se entregan albaranes también para que quede constancia de la prestación de un servicio.

El albarán suele enviarse, en el caso de tratarse de una compra-venta de mercancía, junto con la misma, siendo obligación del comprador el comprobar que lo que se indica en el albarán es lo que realmente se entrega.

Y, finalmente, tenemos la factura, que es un documento ya con tratamiento fiscal donde se reflejan los bienes y servicios y las empresas involucradas en la transacción. La factura es el documento más importante, ya que es con el que tenemos que rendir cuentas a Hacienda.

Casos especiales y errores comunes

Debes tener en cuenta que no todas las empresas utilizan todos los documentos. En nuestro caso por ejemplo, la mayoría de clientes no utilizan los presupuestos, ni de compra ni de venta, sino que muchos registran el pedido de compra directamente; y algunos ni eso, directamente el albarán o la factura.

Además, de un presupuesto puede darse el caso de que luego salgan varios pedidos con fechas diferentes, o que de un pedido se generen varios albaranes de entrega porque se envía en diferentes días.

De la misma forma, muchas empresas combinan varios albaranes en una sola factura final. Por ejemplo, se juntan los albaranes de todo el mes enviados a un cliente y se emiten en una sola factura. Con esto se ahorra papel y tiempo empleado en transacciones financieras.

Sin embargo, a pesar de la flexibilidad de trabajo que se puede tener, ya que a efectos fiscales lo único que tienes que tener es una factura, muchas empresas cometen errores en la gestión de estos documentos.

Por ejemplo, se utilizan presupuestos a modo de pedidos o albaranes, dándoles validez contractual sin que haya ningún documento anexo, o se utilizan albaranes como último documento enviado a los clientes, sin llegar a emitirles factura para no declarar esa venta (especialmente a clientes minoristas).

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