El correo electrónico sigue siendo a día de hoy uno de los medios de comunicación más utilizados en todo el mundo, y cobra especial importancia en la comunicación en las empresas, ya sea dentro de una misma organización o entre diferentes empresas.
En Ilastec Software recibimos decenas de correos al día para diferentes asuntos: soporte, desarrollo, administración, temas comerciales… y estamos acostumbrados a ver como muchas personas o empresas que nos envían correos cometen los mismos errores continuamente. Y ojo, porque alguno de ellos puede suponer si lo cometes meterte en un problema legal.
E-mails repletos de faltas de ortografía
Es perfectamente entendible que se cometa alguna falta de ortografía inocente en cualquier texto, pero algunos casos de e-mails que nos llegan son sangrantes, con faltas de ortografía o frases redactadas sin ningún sentido. No vamos a poner ejemplos, pero cualquiera puede imaginarse una falta de ortografía de las que dañan la vista, y las seguimos leyendo.
Esto hoy en día es fácilmente evitable ya que casi cualquier procesador de texto, navegador o cliente de correo tiene corrector ortográfico. Por favor, revisa siempre la ortografía y sintaxis de un correo electrónico antes de enviarlo. Enviar un correo mal redactado puede suponer fácilmente perder un cliente.
Enviarlo a la persona equivocada o a una dirección que no existe
A mi me ha pasado más de una vez, es algo que hay que revisar muy bien. Enviar un e-mail a una dirección que no existe no es tan grave. Normalmente recibes un aviso de que esa dirección es errónea y puedes rectificar enviándolo de nuevo, pero enviar un e-mail a la persona equivocada puede suponer incumplir el RGPD en algunos casos, así que hay que tener mucho cuidado. Por no hablar de la pésima imagen que ofreces a tus clientes si esto te sucede.
Olvidarse de adjuntar archivos
No es muy grave, pero a veces pasa que queremos enviar archivos y acompañarlos de un texto, y al final nos olvidamos de incluir los archivos en el e-mail. Yo, para que esto no me pase, lo que hago es adjuntar primero los archivos antes de escribir nada.
Utilizar la copia y la copia oculta de forma errónea
Cuando queremos enviar un e-mail a varios remitentes pero que estos no sepan a quién más se está enviando el e-mail, se debe utilizar el campo de copia oculta para incluir las direcciones.
Sin embargo todas las semanas nos llega algún e-mail del que presumiblemente no tendríamos por qué saber el resto de remitentes, y podemos verlos. Esto es muy grave, ya que si estás incluyendo e-mails captados con fines comerciales estás violando el RGPD de manera sangrante y te expones a una multa si alguno de los remitentes te denuncia.
No firmar los correos
La firma es un aspecto fundamental en la comunicación por correo electrónico. Especialmente si estás enviando un e-mail entre empresas, debes revisar que esté firmado correctamente con tu nombre, datos de contacto y nombre de tu empresa como mínimo. Además, incluir el logo de tu empresa o algún otro dato de contacto adicional es altamente recomendable.
Para no caer en estos errores es imprescindible disponer de un buen cliente de correo (huye de los gratuitos en líneas generales o de los que sean vía web), y disponer de un programa de gestión que te permita enviar correos a tus clientes y proveedores de forma automatizada, como es el caso de nuestros programas de gestión, los cuales incorporan procesos para enviar presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, notificaciones y más a tus clientes y proveedores.