Muchos comercios comienzan utilizando un software de gestión sencillo que cubra las necesidades iniciales: un TPV básico para emitir tickets, creación de productos, cálculo de impuestos y poco más. Sin embargo, a medida que el negocio crece, o cuando se desea potenciarlo, aparecen nuevos retos: más ventas, más productos, varios empleados, una tienda online, más establecimientos o comenzar a realizar ventas en otros canales, como Amazon, por poner algunos ejemplos.
También suelen aparecer algunos problemas a veces: el software empieza a ir cada vez más lento, a dar fallos casi a diario, deja de recibir actualizaciones y de cumplir con la normativa fiscal vigente…
El problema es que, en muchas ocasiones, el software deja de evolucionar al mismo ritmo que el negocio, o simplemente el proveedor del software deja de mantenerlo. Esto provoca pérdidas de tiempo, errores y una gestión cada vez más complicada y arcaica, e incluso a veces el tener que dejar de utilizar el software por completo.
A continuación vamos a enumerar y analizar las 5 señales más comunes que indican que debes plantearte cambiar el software de gestión para tu comercio.
- El software no te permite añadir más referencias, o cada vez es más lento a medida que añades productos.
- No dispone de un módulo de tienda online, o en su defecto integración con alguna plataforma e-commerce.
- No permite disponer de varios empleados o tiendas, o pone límites a las ventas.
- No dispone de integraciones con canales de venta externos, RRSS, plataformas de anuncios, proveedores logísticos o de pago.
- Ya no cumple con alguna normativa fiscal o no dispone de actualizaciones.
Tu software actual no te permite añadir más referencias, o cada vez es más lento a medida que añades productos
Muchos programas para comercio limitan el número de productos y referencias que se pueden añadir, bien sea porque tienen planes en función del número de productos, o bien porque a partir de una determinada cantidad de productos y referencias el software va muy lento.
Esto es un indicativo de que sin duda debes cambiar el software de gestión y TPV que empleas en tu comercio:
- Si es el caso de que el software no permite crear más productos porque debes ampliar el plan, la solución rápida es sencilla: ampliarlo. Sin embargo, a largo plazo un software de este tipo siempre te va a poner limitaciones, porque los planes además del número de productos incluyen otras limitaciones. Al final, para disponer de todo lo que quieras, vas a tener que pagar una cuota mensual o anual inasumible para el software de gestión para tu comercio.
- Si simplemente cada vez que añades más y más productos o referencias el software va cada vez más lento o produce más errores, entonces es indudable que debes cambiar el software TPV de tu comercio. Y cuanto antes lo hagas, mejor.
El software de gestión y TPV para comercios de Ilastec no tiene limitaciones de productos ni referencias a crear, ni de ventas. Además, es un software que se adapta al crecimiento de tu negocio porque solo contratas lo que necesitas, no se hacen planes que incluyan múltiples funcionalidades para obligarte a contratar un plan más caro a toda costa. Si necesitas integrar un proveedor logístico, contratas solo ese proveedor. No necesitas contratar un paquete que te cuesta 100 euros al mes para ello.
Por otro lado, gracias al buen diseño y a la infraestructura hardware y software sobre la que se despliega el software de gestión para comercios de Ilastec, puedes añadir los productos, referencias y ventas que desees, sin comprometer el rendimiento ni la velocidad.
No dispone de un módulo de tienda online o integración con una plataforma de e-commerce
Cada vez más consumidores combinan las compras en tienda física con las compras por Internet. Aunque no tengas pensado convertirte en un gran comercio online, disponer de un e-commerce es prácticamente obligatorio para cualquier comercio que quiera sobrevivir, y sobre todo crecer, a largo plazo.
Si tu software de gestión o TPV para comercios no incorpora un módulo de tienda online, o no dispone de una integración con plataformas de e-commerce como WooCommerce, Shopify o Prestashop, probablemente estés limitando el crecimiento de tu negocio.
Cuando ambos sistemas no están integrados, aparecen problemas como:
- Tener que crear los productos dos veces, una en el TPV y otra en la tienda online.
- Actualizar manualmente precios, imágenes, códigos de barras, ofertas o descripciones.
- Roturas de stock de forma recurrente.
- Duplicar el trabajo al gestionar pedidos y clientes.
- Mayor probabilidad de cometer errores que afectan a la experiencia de compra.
Por el contrario, cuando el software de gestión y la tienda online están integrados, toda la información se sincroniza automáticamente. Los productos, el inventario, los precios, las ofertas y los pedidos se mantienen actualizados en tiempo real, independientemente del canal por el que se realice la venta.
Esto no solo reduce el trabajo administrativo, sino que también permite ofrecer una experiencia de compra mucho más profesional, evitando roturas de stock, cancelaciones de pedidos y errores de inventario.
El software de Ilastec ofrece varias alternativas en este sentido:
- Un módulo de tienda online propio, con el que el software se integra al 100%: productos, inventario, pedidos, facturas, ofertas, clientes, puntos de fidelización, vales… Puedes consultar más acerca de nuestro módulo de e-commerce en este enlace.
- Módulo de integración con WooCommerce: con el que es posible integrar productos, inventario, ofertas y pedidos.
- Módulo de integración con Shopify: con el que por ahora solo es posible sincronizar los pedidos, aunque se prevé en el medio plazo integrar productos, inventario y ofertas.
El software no permite gestionar varios empleados o tener múltiples tiendas o puntos de venta
A medida que tu comercio crece, es más que posible que tengas que contratar varios empleados para gestionarlo. Si tu software no permite esto, ni obtener datos como ventas por empleado, estadísticas de venta por horarios, etc, entonces es una señal inequívoca de que necesitas un software para comercios más avanzado.
Por otro lado, si el programa TPV que tienes actualmente solo te permite tener una caja, o tienes que realizar su instalación en múltiples cajas o tiendas pero no tienes la posibilidad de conectarlas y ver su stock en tiempo real, entonces es imprescindible que cambies de software.
El software TPV de Ilastec permite todas estas cosas:
- Múltiples empleados, donde cada uno marca sus ventas. Informes de ventas por empleado, informes estadísticos por fechas, horas, cajas, empleados… donde se muestran ventas, devoluciones, canjeo de vales, etc. Además, posibilidad de marcar empleados para comisionar ventas.
- Múltiples cajas, tiendas y almacenes: todos interconectados. Desde una caja o tienda puedes consultar en tiempo real stock disponible de un producto en cualquier otra caja o almacén. Incluso permite gestionar múltiples empresas.
Además, es un software TPV específicamente diseñado para comercios, en el que se ha analizado al detalle cada funcionalidad, cada botón incorporado y cada espacio para que cada venta sea lo más ágil posible a la vez que permite gestionar tickets emitidos, clientes, vales, reservas, consultar stocks y mucho más. En la imagen inferior se puede ver la pantalla principal del TPV:
Tu actual programa dispone de tienda online, pero no integra con RRSS, plataformas de anuncios, logística, pagos o marketplaces
Disponer de una tienda online ya es un gran paso, pero hoy en día no basta con tener una web donde vender. Para competir en un mercado cada vez más feroz y donde los márgenes cada vez son más limitados, es fundamental que tu software de gestión esté conectado con el resto de herramientas que utiliza tu negocio y te permita agilizar procesos que llevas a cabo a diario.
Si tu tienda online funciona no se integra con redes sociales, plataformas publicitarias, pasarelas de pago, empresas de transporte o marketplaces, es probable que estés perdiendo tiempo, oportunidades de venta y capacidad de crecimiento.
Algunas situaciones habituales que consumen mucho tiempo si tu software de gestión no dispone de una integración adecuada son:
- Subir manualmente los productos a Facebook, Instagram o Google Shopping.
- Gestionar por separado los pedidos procedentes de Amazon o cualquier otro marketplace.
- Tener que introducir a mano los datos de envío en la empresa de transporte para generar las etiquetas.
- No disponer de varias plataformas de pago integradas que faciliten la compra al cliente.
- Actualizar precios o stock en cada canal de venta de forma independiente.
Además del tiempo invertido, esta forma de trabajar aumenta el riesgo de errores, como vender productos sin stock, aplicar precios diferentes según el canal o retrasar la preparación de los pedidos.
Un software de gestión moderno debe centralizar la práctica totalidad de la operativa del comercio. Los productos, el inventario, los pedidos y los clientes deben gestionarse desde un único lugar, sincronizando automáticamente la información con los distintos canales de venta y herramientas externas. Esto permite publicar nuevos artículos en cuestión de minutos, mantener el stock actualizado en todos los canales, preparar los envíos con mayor rapidez y ofrecer una experiencia de compra mucho más fluida.
A medida que el negocio crece, estas integraciones dejan de ser un valor añadido para convertirse en una necesidad. Cuantos más procesos estén automatizados, menos tiempo dedicarás a tareas repetitivas y más podrás centrarte en hacer crecer tu comercio.
Esto es algo que tuvimos claro en Ilastec desde del año 2020, cuando la pandemia del COVID-19 cambió nuestras vidas, al menos temporalmente. Muchos de los negocios que trabajaban con nuestro software se enfocaron por aquel entonces mucho más en la venta online, que era la única alternativa durante los meses de confinamiento, y fue cuando empezamos a implementar todo tipo de integraciones:
- Con proveedores logísticos, como Correos, MRW, GLS, Correos Express, CTT o Tipsa.
- Pasarelas de pago: además de las básicas como Redsys o PayPal, empezamos a incorporar plataformas como SeQura o Cetelem para pagos financiados, o Stripe.
- Catálogos para Facebook, Instagram y Google Merchant, para actualizar automáticamente productos son sus imágenes, precios, ofertas, descripciones, stock, etc, y poder utilizar dichos catálogos en campañas de anuncios automatizadas.
- Plataformas de venta externas como Amazon, Zalando o Hipercalzado.
- E-commerce externos, como WooCommerce o Shopify.
- Otro tipo de integraciones, como Trusted Shops para las reseñas verificadas.
El software ya no ofrece actualizaciones o ya no cumple con alguna normativa fiscal o de otro ámbito
La tecnología y la legislación evolucionan constantemente. Un programa que hace unos años era una buena solución puede quedarse obsoleto si deja de recibir actualizaciones o si su fabricante no adapta el software a los nuevos requisitos legales.
Esto no solo implica perder nuevas funcionalidades o mejoras de rendimiento. También puede suponer un riesgo para tu negocio si el programa deja de cumplir con la normativa vigente.
Un ejemplo muy claro es la llegada de VERI*FACTU, el nuevo sistema impulsado por la Agencia Tributaria para garantizar la integridad, conservación y trazabilidad de los registros de facturación. A partir de 2027, los programas de facturación deberán cumplir los requisitos establecidos en el Reglamento que desarrolla la Ley Antifraude, por lo que utilizar un software que no esté preparado podría obligarte a cambiar de sistema con urgencia o incluso exponerte a incumplimientos legales.
Pero VERI*FACTU no es el único aspecto a tener en cuenta. A lo largo de la vida de un comercio también pueden surgir cambios relacionados con:
- Adaptaciones a nuevas obligaciones fiscales o de facturación, que afecten por ejemplo al formato o datos que deben incorporar las facturas o tickets, nuevos tipos impositivos o exenciones de IVA, etc.
- Mejoras de seguridad y protección de datos: este punto es muy importante. Un software que no recibe actualizaciones es un software altamente vulnerable. Si ya el propio software no se actualiza desde hace meses o años, es casi seguro que la infraestructura sobre la que se despliega tampoco está actualizada, multiplicando los riesgos de ataques a los datos alojados en el software.
- Adaptaciones a nuevas tecnologías y plataformas, como por ejemplo la inteligencia artificial recientemente.
Si tu proveedor hace meses o años que no publica actualizaciones, tarda demasiado en incorporar los cambios normativos o ni siquiera informa sobre futuras adaptaciones, es una señal de que el software puede estar llegando al final de su ciclo de vida y debes plantearte contratar otro software de gestión, facturación y TPV para tu comercio.
Elegir una solución que evolucione de forma continua, como el software para comercios de Ilastec, ofrece tranquilidad. No solo contarás con nuevas funcionalidades y mejoras de rendimiento, sino que también tendrás la seguridad de que tu negocio estará preparado para afrontar los cambios legales sin interrupciones ni migraciones de última hora.
Por ejemplo, nuestro software ya está 100% adaptado a VERI*FACTU y la Ley antifraude desde hace más de un año, mientras que otras soluciones, a pesar de que ya es obligatorio estarlo, no ofrecen soluciones que cumplan con esta normativa.
Entonces, ¿me debo plantear cambiar mi software de gestión o TPV para comercios?
Como todo depende, pero vamos a distinguir algunos casos:
- Si tu software ya no te ofrece actualizaciones, es indudable que debes cambiarlo.
- Si tu proveedor de software te da largas cuando le comentas si incorporarán implementaciones que son obligatorias por normativa, como VERI*FACTU, debes buscar otro software de facturación o TPV sí o sí. De lo contrario estarás incumpliendo la ley tarde o temprano y exponiéndote a sanciones.
- Si tu software cada vez va más lento, da más errores o tiene un comportamiento no predecible, debes comentarlo al fabricante. Si los problemas no se solucionan en un plazo de 1 mes como muy tarde, debes cambiar tu software. Solo va a ir a peor y, para cuando quieran solucionarlo, habrás perdido cientos de horas.
- Si necesitas múltiples cajas, almacenes y/o empleados y tu programa TPV no lo permite de forma que cada punto de venta esté integrado con los demás para consultar stocks, clientes, tickets emitidos, vales, etc, es altamente recomendable que busques otro programa. Sino, al final, acabarás perdiendo tanto tu como tus trabajadores cientos de horas consultando datos.
- Si tu software actual no ofrece un módulo de e-commerce, integraciones logísticas, con redes sociales y plataformas de anuncios, así como ventas en plataformas externas, estás quedándote atrás con respecto a tu competencia. Es cuestión de tiempo que tengas que potenciar tus ventas online, y cuanto antes busques un programa para tu comercio que permita todo esto, mejor.
Por supuesto, si te planteas un cambio de software de gestión para tu comercio, el software de Ilastec es una opción ideal. Puedes empezar por un plan básico, por apenas 19,95 euros al mes, e ir ampliándolo a medida que crece tu negocio.
¿Te gustaría probar el software de gestión y TPV para comercios de Ilastec?
Si tienes algún tipo de duda o consulta relacionada con el software, sus tarifas o cualquier otro asunto, puedes hacerlo desde nuestra página de contacto, o bien directamente llamando al 985 26 92 91 en nuestro horario de atención al cliente, o escribiéndonos un correo electrónico a info@ilastec.com.