Tal y como comentamos el mes pasado, a principios de diciembre de 2023 se publicó en el BOE el real decreto que determina, a grandes rasgos, los requisitos técnicos que deben implementar los programas informáticos de facturación y/o contabilidad en España.
Ahora, en enero de 2024, se ha publicado la orden ministerial de Hacienda que especifica de forma más concreta cómo son estos requisitos, qué información deben registrar los programas de facturación y cómo deben hacerlo para cumplir con la Ley antifraude.
Todas las empresas y autónomos que utilicen programas de facturación deben asegurarse de que estos cumplan con los requisitos que establece la Ley antifraude. En caso contrario, se exponen a sanciones no solo estas empresas, sino también los productores del software. Por eso, con los requisitos ya casi especificados por completo, desde Ilastec Software ya estamos trabajando en adaptar nuestro programa de facturación para cumplir con la Ley antifraude al 100%.
¿Qué dice la Ley antifraude en cuanto a los programas informáticos de facturación?
El objetivo principal de esta ley, en lo que respecta a los programas de facturación, es luchar contra aquellos programas que permiten, de alguna forma, llevar una doble contabilidad, ya sea ocultando o eliminando registros de facturas o tickets, o alterando los informes fiscales o contables.
Para conseguir esto, básicamente lo que dice la ley es que los programas de facturación deberán almacenar, por cada factura o ticket emitido, en el momento de su creación, un registro con una serie de datos, que incluya un hash o huella de comprobación, encadenado con el registro inmediatamente anterior y firmado electrónicamente.
Este registro debe contener datos muy específicos de la factura, tales como:
- Datos del emisor y receptor.
- Régimen de las operaciones: si se está en régimen simplificado o módulos, en recargo de equivalencia u otro régimen especial.
- Bases imponibles, tipos impositivos e importe total.
- Tipo de factura del que se trata: completa, simplificada o rectificativa.
- Si es una rectificativa de qué tipo es: sustitución o por diferencias.
- En caso de facturas no sujetas o exentas de IVA, el motivo de dicha no sujeción o exención.
- Si aplica o no la inversión del sujeto pasivo.
En cuanto a la firma electrónica de estos registros, debe realizarse con un certificado electrónico válido para la AEAT emitido a nombre del emisor de la factura, por lo que si todavía no dispones de un certificado electrónico, es mejor que vayas haciendo los trámites para ello en la AEAT.
Por otro lado, las facturas deberán llevar impreso un código QR para que el receptor de las mismas pueda comprobar su autenticidad, aunque todavía no se han especificado las condiciones que debe cumplir este código QR.
Además de esto, el software debe contar con un registro de eventos donde quede registrado que se realizó algún tipo de evento que pueda afectar a los registros de facturación, tales como:
- Arranque o parada del sistema.
- Inicio o fin de comprobación de la huella o hash y su encadenamiento de varios registros de facturación consecutivos.
- Reseteo de datos en el sistema.
También debe contar con un proceso que permita contestar a un requerimiento de Hacienda, indicando un número identificativo de dicho requerimiento y los registros de facturación afectados.
Cambios que se realizarán en el software de Ilastec
La fecha en que los programas deben cumplir con esta ley será en julio del 2025, por lo que todavía hay mucho margen para implementar todos los cambios necesarios, pero desde Ilastec ya estamos implementando cambios para que nuestros clientes no tengan ningún problema cuando llegue esa fecha.
El software irá incorporando actualizaciones tanto a nivel interno como en la introducción de datos y su conservación.
Nota importante: si eres cliente de Ilastec y estás trabajando con nuestra versión antigua del software, debes saber que todos estos cambios no se realizarán en dicha versión, la cual quedará obsoleta y no se podrá utilizar a partir de julio de 2025. Si es tu caso, debes contactarnos pasa pasarte a la nueva versión, la cual lleva en funcionamiento más de un año y sí estará adaptada a esta ley y todas las que se vayan publicando, como la Ley crea y crece que hará obligatoria la factura electrónica.
Primera fase: ya implantada
Hace ya unos meses hemos incorporado una actualización para que el software guarde un registro cada vez que se crea, modifica o elimina una factura o ticket. En el caso de eliminar, solo es posible mediante el reseteo de todos los datos, no se pueden eliminar facturas. Este reseteo está únicamente pensado para cuando uno empieza a trabajar con el software, nunca más debería hacerse. Esta fase ya está implantada y en funcionamiento.
Segunda fase: introducción de datos adicionales en documentos de venta
La segunda fase todavía no está implantada, aunque sí está en su fase final de desarrollo, y esperamos incorporarla a lo largo de finales del mes de febrero o principios de marzo de 2024.
Esta segunda fase afecta a la forma en la que se introducen datos relativos a la facturación en el software, añadiendo nuevos datos que hay que indicar en documentos de venta, reglas de impuestos para la venta y empresas:
- Nuevos campos en la entidad de Empresas para indicar si una empresa está sujeta a regímenes especiales de IVA, como el régimen de módulos o el régimen de criterio de caja, además del régimen de recargo de equivalencia y el régimen especial de bienes usados, que ya estaban disponibles.
- Modificación de la entidad de las Series / contadores, eliminando el campo que permite añadir un sufijo a la serie. Según el formato de los registros de facturación, una serie solo pueda estar compuesta por un prefijo y un número, por lo tanto este campo debe eliminarse. Para ello, si se dispone de series con sufijo, este se añadirá a continuación del prefijo ya existente, con un guion medio, y se establecerá la serie a 0, ya que a efectos fiscales sería una serie diferente.
- Modificación de la entidad de las Reglas de impuestos para la venta: ahora, en las localizaciones, será necesario indicar el Tipo de operación o régimen de IVA que aplica (módulos, recargo de equivalencia, exportación u otro). Además, si el tipo impositivo indicado es 0, se deberá indicar el motivo y el texto legal a incluir al existir ese tipo impositivo en la factura o ticket. Por ejemplo, si el IVA es 0 por una venta a Canarias, se debe indicar el tipo de operación como una Exportación, el motivo de la exención debe indicarse que es por una exportación y en el texto legal se debe hacer referencia el artículo de la ley de IVA que hace mención a esa exención. El programa ya vendrá precargado con los regímenes de IVA existentes, los textos legales más comunes y los motivos existentes de exención según la AEAT.
- Nuevos campos al introducir documentos de venta: será posible indicar si para el documento aplica o no la Inversión del Sujeto Pasivo, y en cada concepto habrá que indicar el tipo de operación, y si el IVA es 0 indicar el motivo. Todo esto se precargará de las reglas de impuestos mencionadas anteriormente, aunque podrá modificarse en cada documento.
- Cambios a la hora de generar facturas rectificativas: hasta ahora, para generar una rectificativa se hacía a través de un proceso, y luego había que modificar dicha factura. Como la Ley antifraude especifica que no se podrán modificar facturas ya generadas, a partir de ahora las rectificativas se tendrán que generar a mano, indicando la factura que rectifica, el motivo según los especificados por la ley de IVA y una explicación en texto del motivo.
Con todos estos cambios el software contará con la información necesaria relativa a las facturas para poder generar, cuando sea preciso, los registros de facturación y eventos que pide la Ley antifraude, así como el resto de obligaciones que especifica la ley.
Aunque parezca que hay que introducir bastantes datos a la hora de crear facturas, etc, estos datos se autocompletarán según las Reglas de impuestos para la venta y los datos en Empresas y del propio cliente, por lo que probablemente no tengas que modificar nada de esto una vez configuradas correctamente las Reglas de impuestos y las Empresas.
Cuando se aplique esta actualización. se avisará a los clientes para que actualicen los datos de los registros de Empresas y de Reglas de impuestos para la venta de acuerdo a sus regímenes de IVA. La actualización hará algunas modificaciones en base a los datos de que se disponga, pero cada cliente tendrá que revisarlos.
Tercera fase: firma electrónica, hash y generación de registros
Para la implementación de esta fase es necesario que Hacienda especifique cómo debe ser la firma electrónica y la huella de los registros de facturación, por lo que no hay un plazo determinado para su implantación, aunque se espera que sea como tarde en septiembre de 2024.
Una vez la AEAT especifique de forma definitiva los datos que deben contener los registros de facturación (solo hay un borrador por ahora, aunque no cambiará mucho), y una vez que se especifique la forma en que debe realizarse la firma electrónica y la huella de los registros, se incorporará una actualización con los siguientes cambios:
- Nuevos campos en las Empresas para subir el certificado electrónico, así como su clave privada si es necesario.
- Proceso para activar el inicio de la generación de registros de facturación.
- Proceso para exportar los registros de facturación.
- Proceso para responder a un requerimiento de Hacienda.
- Ya no se podrán modificar facturas de venta.
Y, a nivel interno, la propia generación de estos registros de facturación y de eventos.
Cuarta fase: código QR
Al igual que la fase anterior, es necesario que Hacienda publique los requisitos, pero esperamos que para septiembre de 2024 esté publicado e implementado.
Una vez se especifique el formato y contenido de este código, se implementarán los cambios para incorporarlo en todas las facturas y tickets emitidos desde el programa. Esto no será opcional, ya que es un requisito obligatorio.
Quinta fase: VERI-FACTU
VERI-FACTU es la seña que podrán indicar los programas de facturación que cumplan el requisito de que envíen las facturas emitidas a Hacienda en tiempo real. Este requisito es opcional, y al hacerlo exime del almacenamiento de los registros de facturación y de firmarlos electrónicamente.
Los programas deben proporcionar esta opción a los usuarios, aunque estos pueden acogerse a ella o no. Desde Ilastec Software haremos recomendaciones al respecto.
Hacienda ya ha dicho que habilitará los servicios para cumplir con este requisito en un plazo de 9 meses desde la publicación del reglamento. Es decir, para octubre de 2024. A partir de ahí, esperamos poder desarrollar este sistema en 2 o 3 meses, para que pueda estar listo para enero de 2025 aproximadamente.
Además de todo esto, estamos valorando la posibilidad de incorporar una nueva entidad al software, llamada Borradores de facturas, para poder crear borradores y comprobar cómo se visualizan antes de enviarlos a los clientes, tal y como proporciona esta posibilidad el software FacturaE de la administración tributaria. Los borradores de facturas incorporarán un texto indicando que no son documentos de facturación válidos, no generarán cambios en el stock, y no llevarán una numeración, por lo que no tienen efectos a nivel fiscal, ni se podrá gestionar cobros sobre ellos. Únicamente se podrán consolidar a facturas o imprimir.
Conclusión
Gracias todas estas actualizaciones, nuestro software y nuestros clientes cumplirán con todas las especificaciones de la Ley antifraude mucho antes de julio de 2025, fecha límite para hacerlo, evitando así sanciones económicas que pueden ascender a más de 50.000 euros.