La vuelta de vacaciones al trabajo es traumática para casi todos, tenemos que reconocerlo. Y según el puesto que desempeñes, puede ser el peor momento del año por la cantidad de trabajo acumulado que tendrás en tu mesa. ¿Cómo organizar este trabajo después de las vacaciones? Te damos algunos trucos.
1. Haz una lista de tareas
En Ilastec trabajamos con nuestro propio gestor de tareas y proyectos, donde cada empleado puede ver las tareas que tiene pendientes, su fecha estimada de entrega, observaciones, cliente o proyecto al que está asociada la tarea si es el caso, etc.
De esta forma, un empleado cuando llega todas las mañanas solo tiene que consultar su listado de tareas para ver lo que tiene pendiente de hacer.
Tener un listado de tareas es algo básico para incrementar la productividad.
2. Establece prioridades
Clasifica las tareas en 3 grupos:
- Urgentes.
- Prioritarias.
- Menos importantes.
¿No hace falta decir por qué grupo empezar no? Contestar e-mails también es una tarea, por lo que puedes crear una tarea por cada e-mail que debas contestar.
3. Ve tarea por tarea
Si puedes hacerlo, ve terminando las tareas una por una, de forma que antes de empezar una, hayas terminado la anterior.
Si no puedes hacer esto porque una tarea requiere en un momento una respuesta de un cliente, proveedor, u otra persona de la empresa, déjala en «stand by» y ponte con la siguiente, pero deja una anotación para saber dónde lo dejaste.
4. Antes de empezar
Todo esto está muy bien, pero antes de ponerte manos a la obra es muy importante que prepares tu entorno para ser lo más productivo posible:
- Despeja y organiza tu mesa o lugar de trabajo.
- Lee todos los correos y ve contestando sólo a los que puedas hacerlo sin cambiar de pantalla y en menos de 5 minutos. El resto clasifícalos en tareas.
- Invierte el tiempo que sea necesario en organizar todas las tareas una vez incluídos los correos.
- Ponte al día con tus compañeros por si tienen algo más para ti, o por si pueden ayudarte en algo o haya alguna novedad que tengas que tener en cuenta. Más vale prevenir que curar, y no hay nada más frustrante que terminar algo y tener que volver a hacerlo porque está mal.
Bonus: cómo ser más productivo
Hace unos meses que en este mismo blog escribimos unos artículos acerca de cómo mejorar la productividad.
Ahora ya solo te queda ponerte al día después de las vacaciones, ¡feliz vuelta al trabajo!